Inicialmente, apesar de tudo e da infeliz surpresa, a primeira atitude deve ser de agradecer a Deus e a quem foi o responsável pela descoberta da fraude. Imagine se a empresa não consegue descobri-la agora, mas só bem mais tarde, com algumas semanas, meses ou talvez anos depois. Quanto dinheiro e recursos não teriam ido para o ralo e possivelmente sem volta, por conta desta demora na descoberta? Geralmente, as perdas nestas situações são diretamente proporcionais ao tempo de execução da fraude, já que elas começam pequenas e vão aumentando consideravelmente com o tempo. Além disso, a prática tem demonstrado que inversamente proporcional é a recuperação dos recursos desviados em relação ao montante perdido. Quanto maior for a perda com a fraude menor será a chance de a empresa recuperar estes recursos extraviados.

Antes de se responder esta pergunta, necessário se faz responder outra: “o que não se deve fazer quando se descobrir uma fraude?”. Eis algumas atitudes que não se deve fazer quando se descobre uma fraude:

 

    Sair divulgando para “todo mundo” que se descobriu uma fraude, pois se assim o fizer o fraudador poderá tomar conhecimento e assim a empresa perderá o elemento surpresa da investigação e ainda facilitará ao fraudador destruir provas e até se demitir antes da abertura de algum processo administrativo interno e/ou criminal;
    Indicar, contratar ou nomear qualquer um para investigar a fraude, pois nesta área, como em qualquer outra área técnica e especializada, necessário se faz contratar empresas e/ou profissionais competentes e experientes em lidar com estas situações. Um profissional inexperiente poderá colocar tudo a perder, bem como diminuirá as chances da empresa de recuperar os valores perdidos e de se descobrir realmente o que aconteceu;
    Desligar imediatamente o principal suspeito da fraude. Esta é uma péssima atitude, pois pode ocasionar várias consequências, como: cometer injustiças, desligando pessoa(s) inocente(s); atrapalhar a investigação; dificultar a identificação de outros possíveis envolvidos; deixar de desligar os responsáveis pela fraude por justa causa; aumentar o risco de perda quando da existência de processos trabalhistas futuros contra a empresa;
    Coagir empregados ou adotar métodos ilegais de investigação. Os fins não justificam os meios. A empresa tem o direito e até o dever de proceder a uma investigação interna para a apuração completa dos fatos e a identificação, se possível, dos responsáveis pela fraude, contudo, tudo isso deve ser feito respeitando e obedecendo rigorosamente a legislação vigente. Se assim não o fizer, os responsáveis por tais desvios na investigação poderão responder civil e até criminalmente pelos seus atos. Lembrando que é ilegal a escuta e gravação telefônica, o acesso ao correio eletrônico particular dos empregados, o uso de violência ou ameaça para se conseguir um testemunho ou confissão etc. Alguns desses, só são permitidos a entidade policial e, mesmo esta, em algumas situações, só com a autorização prévia do poder judiciário. O uso de violência, ameaça e coação não é permitida a ninguém, nem mesmo a entidade policial. Ressalta-se que provas colhidas de forma ilegal não tem validade jurídica para serem usadas contra os envolvidos na fraude;
    Precipitar-se nas decisões e agir pela emoção. Nestas situações há de se ter muita calma e prudência. Precipitar-se no agir, geralmente só trazem prejuízos à investigação, diminuem as chances de se descobrir o que realmente aconteceu e aumentam os riscos de contingencias civis e trabalhistas futuras contra a empresa. As atitudes e decisões, respaldadas muitas vezes no calor das emoções, são comumente irracionais, inoportunas e/ou inadequadas.

 

Um dos primeiros passos, no caso de uma descoberta de fraude, será a contratação de um profissional experiente ou empresa especializada nesta área e a nomeação do(a) mesmo(a) para a condução do processo administrativo interno.

Tudo deve ser documentado, principalmente os depoimentos de todos os empregados que possam ter ligação direta ou indireta com a fraude identificada, a fim de se constituir provas testemunhais.

Outra recomendação é que se deve garantir sempre a ampla defesa e o contraditório dos acusados, a fim de se observar a legislação em vigor e aumentar consideravelmente a chance de sucesso, quando de um possível processo trabalhista futuro contra a empresa, movido pelo(s) empregado(s) eventualmente desligado(s) por justa causa.

Como se diz, “aprender com os erros é um ato de sabedoria”. A investigação da fraude é também um excelente instrumento de informação e de aprendizagem, para que a empresa possa identificar onde os seus controles internos falharam e o que pode ser feito para não cair novamente na mesma fraude e/ou em outras situações semelhantes. A investigação buscará basicamente responder a 7 (sete) perguntas principais (5W2H): 1) Quem (who) concretizou a fraude?; 2) O que (what) é a fraude?; 3) Por que (why) a fraude foi concretizada?; 4) Quando (when) a fraude foi realizada?; 5) Onde (where) ou em que momento ou segmento do negócio a fraude aconteceu?; 6) Como (how) foi efetuada a fraude?; 7) Quanto (how much) de perda financeira, material ou de imagem ocorreu em função da fraude?

Adotar sempre uma postura firme e punir exemplarmente os culpados identificados, quando da localização de uma fraude, após um processo administrativo interno, com ampla defesa e contraditório, é também um aspecto preventivo contra outras situações futuras semelhantes. A impunidade ou o sentimento dela é uma motivação para que outros venham também praticar irregularidades contra a empresa.

Investir na prevenção gera maiores resultados, do que se agir reativa ou corretivamente. Ter um Departamento de Auditoria Interna ou contratar periodicamente uma auditoria externa para avaliar os controles internos comumente reforça bastante os sistemas de controles internos e se previnem muitas possíveis fraudes, irregularidades e/ou erros, apesar de se saber que não existe segurança cem por cento. A questão é sempre diminuir o risco de exposição. Outra ação essencial preventiva e complementar as auditorias periódicas é investir na gestão de riscos de seus processos organizacionais.

Enfim, se a empresa agir rigorosamente dentro dos trâmites legais, com pessoas experientes e competentes na condução da investigação da fraude, ela terá, com certeza, mais chance de entender como, onde, quando e porque ocorreu à fraude, identificar e punir exemplarmente os fraudadores, bem como descobrir e recuperar o máximo possível dos recursos extraviados. Posteriormente, poderá adotar ações mais preventivas para se resguardar de novas ocorrências semelhantes e garantir a melhoria, segurança e qualidade em seus processos organizacionais.