Um programa de Prevenção de Perdas sustentável, necessita ser planejado respeitando a característica de cada tipo de indústria (varejo, instituições financeiras, serviços, etc.) e seu nível de maturidade, para que os resultados representem ganhos efetivos para a empresa.
Porém, antes da realização de qualquer investimento, seja relacionado a tecnologias, revisão de processos, treinamentos, etc, é necessário que a empresa conheça suas perdas e seus impactos, possibilitando a tomada de decisão pautada na análise da relação custo x benefício, viabilidades e principalmente, contribuir para o convencimento da Alta Administração quanto a necessidade de implantação.
No varejo, as perdas se classificam em Perdas de Estoque, Perdas Financeiras, Perdas Comerciais, Perdas Administrativas, Perdas Legais e Perdas de Produtividade. As Perdas de Estoque, são identificadas através da realização dos inventários, comparando o estoque contábil (aquele registrado no sistema) com o apurado fisicamente (através das contagens físicas), além das perdas registradas originadas pelas quebras.
Conforme Destacado pelo Anderson Ozawa em seu artigo sobre “Controle só é Possível quando existe Mensuração”, postado no Portal, o inventário pode ser realizado pela equipe interna e/ou terceirizada.
.....“A operação do inventário pode ser realizada com equipe própria ou terceirizada, de acordo com uma decisão estratégica e que deve levar em consideração se a empresa quer incluir em suas operações uma atividade meio que não tem relação com seu negócio ou terceirizar para focar seus esforços na prevenção de perdas e nas informações oferecidas pelo processo de inventário físico de mercadorias.
Se a empresa optar pela utilização de equipe própria, terá que imobilizar os equipamentos e ter uma equipe para realizar a coordenação ou as contagens na(s) unidade(s) de negócio(s). É necessário também que outra equipe também deve ser constituída para analisar as informações oferecidas pelo inventário.
A empresa optando pela terceirização deve escolher no mercado por uma empresa que atenda suas necessidades. Lembrando que nesta situação, a empresa obrigatoriamente deve ter a equipe para análise das informações, uma vez que a terceirização somente contempla a contagem física das mercadorias.”
O Inventário Físico de Mercadorias em geral é realizado de forma quantitativa gerando efeitos gerenciais e contábeis, porém, também pode ser realizado de forma financeira.
Na forma quantitativa, antes do inicio do inventário, é necessário realizar a preparação, separando as mercadorias por sku (código do produto). Finalizado a separação, as mercadorias são contadas e o resultado final se dará pela comparação da contagem física com o estoque contábil. Essa diferença deverá ser valorizada pelo preço de custo, para ajuste da conta estoque na contabilidade (influência no resultado da empresa) e conforme o caso, também pelo preço de venda para realizar uma análise gerencial.
No critério Financeiro, o qual é realizado quando não há controle de estoque físico, as mercadorias são agrupadas pelo seu preço, ignorando-se a referência, isto é, se um caderno possui um preço de venda de R$ 5,00 e um tubo de cola também possui um preço de R$ 5,00, os dois são contados juntos. O resultado final se dará pela diferença entre o valor de estoque financeiro apurado, menos o gerencial. O ajuste na contabilidade ocorre geralmente excluindo-se o “Mark-up” do valor total da diferença.
Além de sua natureza de controle, o inventário possui importância como ferramenta de gestão, pois é possível identificar as perdas por departamento, seção, produtos. Essas informações são divulgadas para toda a equipe, para que seja traçado um planejamento de trabalho para a implementação de ações e conseqüente redução das perdas para mensuração no próximo inventário a ser realizado.
Porém, as empresas possuem políticas diferenciadas para realização dos inventários. Há empresas que costumam realizar seus inventários com periodicidade mensal, bimestral, semestral ou anual. Caso a empresa decida em realizar de um a dois inventários oficiais anuais, é recomendado que ao longo do ano, sejam realizados inventários rotativos (parciais), para que e possa mensurar se as ações preventivas estão surtindo efeitos para a redução das perdas, inclusive dos produtos PAR (produtos de alto risco), alem de possibilitar a atualização dos estoques gerenciais para a melhora do processo de gestão de compras.
Na apuração do inventário, geralmente as diferenças identificadas representam faltas, em razão de vários fatores, como o furto interno e externo, erros administrativos, fraudes de terceiros entre outras causas. Porém, é possível a identificação de sobras como destaca Luis Gonçalves de Freitas em mensagem postada no Fórum:
“Sabemos que muitos gerentes ou administradores de loja ou depósito controlam seus estoques visando sempre que a sobra sejam justificativas para as faltas. Por isso estamos debantendo o assunto:
Obs. Levando em consideração a preparação, treinamento e organização.
- O QUE CAUSA SOBRA DE PRODUTO NA LOJA DURANTE AS CONTAGENS DE AUDITORIA (inventário)?
1 - Faturou e não entregou (perdeu-se o nf/cf ) e o cliente está aguardando o produto;
2 – O produto é brinde vinculado a um produto (refrigerador que o brinde é microondas) cliente recebeu o produto (refrigerador) e o brinde (microondas) está pendente de entrega;
3 - Produto recebido incorretamente, o produto era de outra filial e acabou descarregando, e inserindo o mesmo no estoque, na seqüência este faltará em outra loja;
4 - Freteiro levou a nf/cf e não carregou o produto;
5 - Produto de um cliente que esta na loja para ser encaminhado para assistência técnica;
6 - Produto de cliente que retornou do conserto (assistência técnica) e falta devolver ao mesmo;
7 - Falta de confirmação de NF de transferência = Nf pendente de lançamento;
8 - Produto adquirido por funcionário da loja, mas falta levar o produto embora;
9 - Produto que faltou na auditoria anterior, e na atual automaticamente irá sobrar;
10 - etc...”
Outro ponto que merece destaque no processo de inventário, diz respeito a valorização / desvalorização dos estoques em razão da mudança do custo médio e/ou do preço de venda do produto. É importante que as movimentações de estoque que influenciam no custo (novas entradas, devolução) atualizem o custo de forma correta para não influenciar no resultado. Da mesma forma ocorre quando o processo de apuração é pelo critério do preço de venda, onde as oscilações de preço (aumento ou baixa) devem refletir no preço do produto inventariado. Resumindo, o custo e preço de venda do produto inventariado, devem ser o mesmo que aquele registrado na contabilidade e informações gerenciais.
O desafio para os profissionais de Prevenção de Perdas é o de transmitir para os gestores das lojas que o inventário (total ou rotativo) além de sua natureza formal como procedimento contábil, é ferramenta essencial de controle e medição dos resultados das ações preventivas implementadas, devendo ser utilizado de forma permanente e constante.