Dicas básicas de como elaborar um Relatório de Ocorrência

1.         Cabeçalho 

Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira, coloque o nome da sua área, use fonte Calibri e tamanho de 14,5 em negrito. Na segunda, coloque o nome da sua empresa e o contador de páginas e use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5 em negrito. Na terceira, coloque do que se trata o relatório. Ex.: Ocorrência,local (estabelecimento) e a data. Use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5. 

2.         Capa 

a)      Coloque o emblema da empresa; 

b)     Tipo de Documento. Exemplo: RO – Relatório de Ocorrência; 

c)      Nome do local da ocorrência. Exemplo: Loja XPTO. 

3.         Sumário Executivo

O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer. 

Lembre-se que você vai apresentar as informações escritas a um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso da importância de elaborá-lo muito bem. Ele que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente. 

4.         Informações 

a)      Informações gerais: 

·         Data da ocorrência; 

·         Cidade, local; 

·         Nome da loja; 

·         Nome do gerente da loja; 

·         Telefone do gerente da loja; 

·         Nome do regional; 

·         Telefone do regional. 

b)      Informações específicas do sinistro 

·         Modalidade do sinistro. Ex. furto, arrombamento, assalto, etc.; 

·         Foi com a loja aberta ou fechada?; 

·         O alarme estava acionado?; 

·         Horário do Ocorrido; 

·         O gerente foi acionado?; 

·         A empresa de segurança foi acionada?; 

·         A polícia foi acionada?; 

·         Sinistro tentado ou consumado?; 

·         Estoque invadido?; 

·         Houve subtração de produtos? Quais? 

·         Houve subtração de valores? Quanto? 

·         Valores subtraídos dos caixas ou cofres? 

5.         Recursos de Segurança 

·         A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem?   

·         A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada? 

·         A loja possui cofre? Qual? 

6.         Detalhamentos 

a)      Detalhamento do Sinistro :

Procure detalhar o sinistro com todas as informações apuradas, tais como: 

·                    Data e horário; 

·                    Pessoas envolvidas; 

·                    Características da ocorrência; 

·                    “Modus Operandi” dos marginais. 

b)      Relatório de Monitoramento: 

Caso a ocorrência tenha acontecido com a loja fechada, insira as informações da central de monitoramento ou da empresa de segurança. 

7.         Cronologia da Ocorrência 

Nesse ponto é importante esmiuçar com horários toda a cronologia da ocorrência. Caso o sistema de CFTV tenha captado toda ação, coloque as imagens em ordem cronológica. 

8.         Fotos 

Insira fotos da ocorrência, como, por exemplo: 

·           Local de entrada dos meliantes, 

·           Locais com danos; 

·           Equipamentos danificados; 

·           Outras fotos que se fizerem necessárias.

9.         Ações adotadas logo após a ocorrência 

Informe todas as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência. 

10.    Análise dos fatos

Nesse ponto o executor do relatório, que deve ser o mesmo que atendeu ocorrência, deve colocar a sua percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva. 

11.     Recomendações

Sempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria estrutural, de segurança ou de processo devem ser feitas. 

12.    Publicação dos dados de quem elaborou o relatório

Insira seu nome e função, assim como o nome do seu gestor imediato e a data.