Prevenção de Perdas. Avaliando a maturidade para uma adequada implementação, gestão e alcance de resultados!
- Escrito por Carlos Eduardo Santos
- Publicado em Prevenção de Perdas
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Implementar um programa de prevenção de perdas estratégico e sustentável é um grande desafio para aqueles que buscam a melhoria contínua da rentabilidade no varejo.
O sucesso para uma gestão eficiente sobre as perdas e quebras operacionais está diretamente relacionado com o nível de maturidade da operação da loja sobre a gestão dos processos internos.
Os principais cases de sucesso para a implementação da área de prevenção de perdas tiveram como foco a busca pela eficiência na execução dos processos em toda a cadeia do varejo, iniciando-se no momento da compra e emissão dos pedidos, passando pela operação logística, acurácia e dimensionamento adequado dos níveis de estoques, gestão dos perecíveis sob o aspecto da preparação, acondicionamento e exposição, entre outras ações.
Avaliar o nível de maturidade dos processos operacionais da empresa é fundamental para o sucesso do programa, assim como permite “encurtar” o caminho para resultados muito mais rápidos com investimentos mais precisos.
Com o entendimento do funcionamento dos processos internos, é possível identificar riscos e vulnerabilidades que possam gerar perdas no futuro e, dessa forma, tratar cada causa-raiz dos problemas, propor soluções de melhorias e formalizar os processos com a criação de políticas, normas e procedimentos.
Processos bem implementados geram mais confiança e assertividade das informações necessárias para análise dos investimentos essenciais para a redução e manutenção dos níveis de perdas por meio de tecnologia e gestão de pessoas.
Embora pareça uma receita de bolo, a experiência mostra que muitos varejistas ainda não atingiram níveis de maturidade mais estratégicos com relação à prevenção de perdas, talvez por uma implementação inadequada, por falta de foco, por despreparo da equipe responsável ou pela dificuldade em materializar ações em resultados.
O sucesso da prevenção de perdas está diretamente relacionado com o nível de importância dada pelos executivos. Quando inserida na pauta das reuniões estratégicas para monitoramento das metas e resultados obtidos, o efeito para engajamento de todos os colaboradores é muito maior, ficando disseminado em toda a organização que o exemplo vem de cima.
No cenário brasileiro, a prevenção de perdas no varejo se faz presente em quatro níveis diferentes de estágio de acordo com o nível de maturidade. A tabela apresenta os estágios de maturação que podem ser utilizados como guia de orientação e/ou benchmark.
ESTÁGIOS DE MATURIDADE DA ÁREA DE PREVENÇÃO DE PERDAS |
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Elemento |
Estágio 1 (Incipiente) |
Estágio 2 (Intermediário) |
Estágio 3 (Desenvolvido) |
Estágio 4 (Melhor Prática) |
Estatura e Alcance do Tema na Organização |
• Assunto “prevenção de perdas” não está na pauta da gerência da empresa. • Perdas não fazem parte dos KPIs da empresa. |
• Prevenção de perdas é um assunto de prioridade intermediária para a gerência da empresa. • Indicadores sistemáticos para monitoramento gerencial. |
• Prevenção de perdas é assunto de alta prioridade para todos os níveis de gerência operacional. • Alta administração acompanha de perto os resultados e ações tomadas para prevenção de perdas. • KPIs são mantidos e divulgados regularmente. |
• Estratégia para prevenção de perdas é patrocinada pela alta administração e fomentada em todos os ambientes, inclusive externos (fornecedores, parceiros e clientes). |
Estrutura Organizacional |
• Não dispõe de área de prevenção de perdas, processos, políticas e sistemas orientados para tal. |
• Incorpora uma área de prevenção e adota práticas focalizadas para conter as perdas. |
• Área dedicada, com recursos especializados, ao desenvolvimento de políticas, processos e procedimentos. |
• Processos de prevenção de perdas disseminados para toda a organização, endossados pela alta administração, com políticas claras e incentivo para o atingimento de objetivos. |
Comprometimento/Motivação do Funcionário/Gestão de Pessoas |
• Sem incentivos para prevenção de perdas. • Inexistência de política de treinamento. • Falta de padronização no processo seletivo. |
• Elaboração de política de treinamento. • Processo de seleção com checagens específicas de informações de candidatos. |
• Criação de campanhas e programas de incentivo para toda a equipe da loja para a redução das perdas. • Divulgação coletiva e celebração de resultados como forma de motivação. • Criação de material lúdico para disseminação da cultura e engajamento. |
• Manutenção da campanha de incentivos (financeiros e reconhecimento) para toda a equipe, com metas e resultados cada vez mais ambiciosos, acompanhados de planos de ação compartilhados com toda a equipe. • Meio de comunicação direta com as informações de prevenção de perdas para todos os colaboradores como criação de personagens, espaço no jornal/revista da empresa, desenvolvimento de cartilhas, gibis. • Desenvolvimento de conteúdo e-learning ou vídeos para treinamentos de boas práticas de prevenção de perdas. • Utilização de ferramenta de gestão dos treinamentos realizados (horas realizadas, nível de fixação, reciclagem etc.). |
Desenvolvimento de Processos e Políticas |
• Políticas não definidas – ações esporádicas e não coordenadas. • Aplicação de tentativa e erro para problemas pontuais no PDV. |
• Políticas existentes para assuntos de maior importância. • Soluções desenvolvidas em nível gerencial no PDV. |
• Políticas desenvolvidas e divulgadas. • KPIs estabelecidos e medidos de forma preestabelecida: ações corretas sobre problemas identificados. |
• Políticas completamente penetradas e conhecidas por toda a empresa. • Processos avançados, estruturados, estabelecidos, medidos, e KPIs difundidos, cobrindo a cadeia como um todo. • Análise e adaptação sistemática. |
Apuração de Perdas |
• Apuração de perdas por diferença de estoque, sem identificação ou apuração de causas. |
• Inventário rotativo mensal por recursos próprios ou terceirizados. • Identificação de perdas e suas causas-raiz. |
• Inventário rotativo (mensal ou semanal), sem visibilidade sobre as posições contábeis de estoque. • Análise estatística de perdas e suas causas, com acompanhamento sistemático dos programas de prevenção. |
• Sistema integrado de gestão de perdas, com rastreabilidade de mercadorias ao longo de todo o ciclo, do pedido à venda. • Análise contínua de impacto na margem. Lista ABC. Análise de Pareto. • Gestão das contas contábeis, do provisionamento à apuração da perda efetiva e sua contabilização. |
Gestão de Perecíveis e PAR |
• Sem controle específico de perecíveis e produtos de alto risco. |
• Acompanhamento físico da validade do produto e separação de produtos de alto risco em área reservada. |
• Gestão sistematizada de produtos perecíveis, esquema FIFO em toda a cadeia, considerando curva de depreciação de produtos (atuando em preço e distribuição). • Gestão diferenciada para as perdas identificadas, com tratamento das causas identificadas. • Exposição de produtos de alto risco para autosserviço, com proteção eletrônica. |
• Sistema integrado de gestão de riscos, com detalhamento das perdas em todos os níveis. • Processos específicos para tratamento das quebras operacionais em toda a cadeia. • Pontos de controle estabelecidos em todos os processos do PDV para os PAR. |
Tecnologia |
• Não utiliza Antenas de Alarme (EAS), gerando confinamento de produtos de alto risco na loja. • Utiliza CFTV analógico para a segurança da loja. |
• Utiliza Antenas de Alarme (EAS) com etiquetagem somente em produtos expostos na loja. • Etiquetagem feita pela equipe do PDV. • Utiliza CFTV com gravação digital de imagens. |
• Utiliza Antenas de Alarme (EAS) com proteção em todos os produtos da Lista PAR (área de vendas e depósito). • Pré-etiquetagem em CD/operador logístico e/ou etiquetagem na origem. • Utilização de CFTV como ferramenta de prevenção de perdas e gestão na loja (monitoramento de fluxo de clientes, checklist operacional). • Utilização de soluções de monitoramento de caixa para a prevenção de fraudes e melhoria da eficiência operacional. • Utilização de cadeados eletrônicos para a exposição de produtos de telefonia, informática, imagem e fotos. |
• Integração de CFTV com Antenas de Alarme (EAS), cadeados eletrônicos, controle de acesso em toda a loja. • Utilização de soluções de video-analytics. • Utilização de ferramentas (Auditoria ou BI) para a extração de informações em banco de dados para a geração de relatórios de exceção. • Utilização de portal para a gestão da prevenção de perdas. • Utilização da tecnologia IP. • Solução de monitoramento e gestão de temperaturas. |
Em qual estágio você está?
Boa Prevenção