Partindo do pressuposto de corrigirmos o problema na origem, é importante conversamos neste momento sobre as operações de Recebimento, desde o fornecedor até o centro de distribuição.

Não é possível estabelecer um programa de prevenção de perdas sem que os processos da empresa estejam devidamente mapeados e normatizados. Quando existe o mapeamento de processos de uma empresa é o momento que os gestores têm uma visão de como as coisas realmente acontecem dentro da empresa. E esta é a oportunidade de identificar os riscos existentes e implantar controles eficientes para mitigar estes riscos, reduzindo e controlando assim suas perdas.

Alguns pontos importantes no processo de recebimento, que é um dos que possuem mais riscos inerentes são:

1) Qualidade Assegurada no Fornecedor
Devem ser realizadas visitas nos fornecedores para verificação na origem dos padrões de qualidade contemplados no processo de compra, através de peças piloto, documentos técnicos, etc. Dessa forma, o fornecedor pode ser qualificado na origem e reduzir a chance de envio de produtos fora do padrão ideal.

2) Padrão de Qualidade no Transporte
Estabelecer junto aos fornecedores um documento formal que indique quais são os padrões aceitáveis pela sua empresa com relação à qualidade no transporte: tipo de caminhão, modelo de baú, acondicionamento dos produtos, capacidade de armazenamento dos caminhões, perfil dos motoristas, análise de risco, monitoramento dos caminhões, entre outros.

3) Agendamento de Entrega por Fornecedor
Programação antecipada das entregas dos fornecedores, para garantir a quantidade de colaboradores no recebimento compatível com a quantidade de volumes/unidades recebidos por dia, mantendo assim, os níveis de controle aplicáveis.

4) Controle de Qualidade Amostral no Recebimento
Aplicar de forma amostral, naqueles fornecedores que não possuem nível de Qualidade Assegurada, conforme item 1, controle de qualidade nos produtos recebidos da mesma forma, só que neste momento, no próprio centro de distribuição.

5) Conferência no Recebimento de Produtos
Todos os caminhões recebidos devem ser conferidos para garantir o correto recebimento quantitativo dos volumes de acordo com a Nota Fiscal ou Romaneio Informativo e o correto recebimento qualitativo, para identificar avarias.

6) Controle de Acesso na Área de Recebimento
Formalizar quais são os cargos e funções que podem transitar no espaço reservado ao recebimento de produtos.

7) Controle Específico para Produtos de Alto Risco – PAR
A empresa deve identificar quais são seus Produtos de Alto Risco – produtos que são mais visados, têm altos índices de perda de inventário e geralmente possuem alto valor agregado – para que sejam controlados de forma específica – agendamento em horário controlado, doca direcionada, conferência 100% de volumes/unidades e qualidade, armazenamento imediato no centro de distribuição, etc.

8) Utilização de Sistema WMS
Implantação de sistema WMS – Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazéns) – para garantir maior controle sistêmico das interfaces existentes – pedidos de compra versus nota fiscal do fornecedor, controle de posições de armazenagem no CD, etc. Todos estes pontos devem ser analisados pelas empresas para que consigam mitigar os riscos de perdas no processo recebimento dentro da cadeia de suprimentos. Quanto mais os processos no recebimento estão definidos pela empresa varejista junto aos fornecedores e a empresa varejista implanta controles e os aplica de forma eficaz, como conseqüência as perdas tendem a reduzir e a ficar controladas.

Porém, em ambientes aonde não existem controles de perdas, o risco tem mais probabilidade de concretizar-se em um evento com impacto financeiro negativo alto que reduzirá o lucro da sua empresa.