Esse programa deve estar fundamentado em ações específicas para o levantamento dos processos e sua formalização, para as questões relativas à Gestão de Pessoas e para o planejamento de investimentos em Tecnologias.
Processos
Primeira etapa a ser executada para a criação e estruturação de uma área e/ou programa de prevenção de perdas.
Tem como foco, o levantamento de todos os processos executados na organização, identificação de seus riscos, vulnerabilidades, rotas de fuga, permitindo a identificação de melhores práticas de gestão e possibilitando a criação de políticas para dar sustentação ao programa a ser implantado.
A modelagem de processos possui importância fundamental para a Prevenção de Perdas, pois fornece a imagem do ponto estudado, facilitando o entendimento do contexto em que determinada demanda, ou problema, está inserido. Diagnosticando o problema é possível saná-lo e preveni-lo, com ações focadas (operacionais) e medição dos seus resultados (monitoramento, controle, auditoria)
Descrevendo os processos de Prevenção de Perdas, iremos atribuir às responsabilidades das pessoas envolvidas em cada atividade e apresentar sua execução facilitando o entendimento.
Várias são as metodologias aplicadas para a construção, revisão e modelagens de processos, que reúnem conhecimentos aplicados nas áreas de O&M, Auditoria, Projetos, Riscos, etc.
A Modelagem de Processos é parte integrante dos trabalhos de Gerenciamento de Riscos. Como a perda é a conseqüência da materialização de um risco, as metodologias são aplicadas em ambas as áreas, porém, com objetivos específicos e aplicação em momentos distintos.
Uma das formas mais usuais para realizar um mapeamento dos processos, é através da utilização de fluxogramas. Segundo Antonio Cury, Fluxograma é um gráfico que representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento. Tem como objetivo colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação.
Em linhas regras gerais, o Mapeamento dos Processos é realizado executando a seqüência de procedimentos conforme abaixo:
Entrevistas
É o primeiro trabalho a ser executado pelo Gestor de Riscos e/ou Prevenção de Perdas, através da análise do organograma da empresa, permite-se identificar todas as diretorias, departamentos e seus respectivos responsáveis. Após o conhecimento da estrutura da empresa, deverão ser realizadas entrevistas com os responsáveis diretos e/ou indiretos das áreas, para a identificação de todos os processos de uma forma macro.
Elaboração do Fluxo Macro
Identificado os processos, deverá ser elaborado um Fluxograma Macro, contendo todos os departamentos e seus respectivos processos. O objetivo da elaboração desse documento é de:
1) Visualizar toda a organização de uma forma sistêmica pela complexidade de seus processos.
2) Definir junto ao Comitê específico e/ou Alto-Administração a prioridade de análise dos processos.
3) Permitir o controle dos processos mapeados e pendentes.
Elaboração dos Fluxos detalhados dos Processos.
Definido as prioridades, o profissional de Prevenção de Perdas e Riscos deverá realizar novas entrevistas com os responsáveis diretos e indiretos pela elaboração dos fluxogramas de forma detalhada.
O detalhamento do processo é fundamental, uma vez que toda essa documentação servirá de suporte para identificação dos Riscos, elaboração dos pontos de controle para auditoria e principalmente, para formalização através da elaboração de Normas e Procedimentos. Na elaboração dos fluxogramas, é importante que as atividades sejam separadas por área, o que permitirá melhor visualização do documento, melhorando a análise para racionalização, análise de riscos e identificação de melhorias.
Identificação dos Pontos de Controle, Riscos e Problemas Identificados.
Riscos são eventos futuros, incertos e que geram algum tipo de impacto negativo a empresa, seja financeiro ou a imagem. Nessa etapa, deverá ser realizada uma analise criteriosa em todo o processo, objetivando a identificação de todos os potenciais de riscos.
Para toda possibilidade de risco, é necessário haver algum ponto de controle para sua mitigação, conforme seja mais viável. Avaliar os controles é de fundamental importância, pois quando eficientes, reduzem a possibilidade de materialização dos riscos e auxiliam na identificação para proposição de melhorias.
Durante o mapeamento, é possível identificar riscos já materializados, isto é, problemas identificados cujo impacto negativo já é presente. Para essa situação é necessário uma avaliação imediata, devendo ser tratado com prioridade.
Identificação das Causas
Com o estudo das “Causas”, é possível a identificação dos riscos e problemas na sua origem, permitindo uma correta proposição de um plano de ação para correção e/ou administração dos riscos.
A metodologia mais usual para a identificação das Causas é conhecida como Diagrama Espinha de Peixe (de Ishikawa). Nesse diagrama, que se assemelha a estrutura interna de um peixe, o problema e/ou risco representa a cabeça do peixe e suas espinhas as causas desse problema e/ou risco. Nessa análise estruturada das causas, se faz necessário um conjunto de questionamentos (“Por que’s?”) para se chegar na origem exata dos problemas que dão causa aos riscos.
Elaboração das Matrizes de Riscos e Controle
No portal, na seção Matérias e Publicações, sub-seção gestão de riscos, está disponível um modelo de matriz de riscos e controles, que pode ser utilizado nesse processo de mapeamento, para apontamento dos riscos, controles, recomendações, narrativas, etc., conforme o objetivo do trabalho.
Proposição de Melhorias
Nessa etapa, são apresentadas as melhorias dos pontos de riscos identificados nas fases anteriores. Deve ser levado em consideração, a relação custo x benefício das ações propostas em relação aos resultados esperados. É importante que as melhores práticas de mercado sejam identificadas para composição do plano de recomendações, o qual deve ser apreciado pelo responsável da área, a fim de que ele possa manifestar-se quanto ao acolhimento ou não das ações de melhorias sugeridas, Apreciada e aprovada, o plano de ação é implementado e suportado por normas e procedimentos e devido treinamento caso a situação exija.