Quebras operacionais são avarias causadas nas mercadorias por movimentação e acondicionamentos inadequados que reduzem seu valor comercial, parcial ou total. São consideradas quebras operacionais, prazos de validade expirados, deterioração dos perecíveis e degustação de produtos com identificação de suas embalagens de origem.

Observa-se no segmento varejista, a adoção de várias práticas para a gestão das perdas, principalmente para o controle das quebras. Notadamente, a prática mais usual e que permite efetivamente um melhor controle das causas das perdas, é separar as perdas em dois grandes grupos: Perda identificada e Perda não identificada.

Perda identificada são as quebras operacionais que através da constatação do produto danificado, degustado e com prazo de validade expirado, permite-se identificar a perda e classificá-la gerencialmente.

As trocas não são classificadas como perdas identificadas pela natureza de devolução das mercadorias aos fornecedores, desde que tratadas previamente em acordo comercial. Perda não identificada, são perdas obtidas através da diferença do estoque físico e o contábil, isto é, a perda de estoque, cuja causa não é possível identificar.

A seguir a influência da Gestão Comercial e Logística para as causas geradoras de Quebras e as ações recomendadas para a Prevenção.

As quebras ocorrem basicamente nos seguintes setores:
1. Transporte

O Transporte influência a ocorrência de quebras basicamente pela forma de acondicionamento interno das mercadorias no interior do caminhão e pela temperatura interna em razão do produto transportado.
Alguns cuidados são necessários, merecem destaque: - O interior do caminhão deve estar totalmente limpo, higienizado e sem frestas para entrada de insetos.
- O empilhamento e acomodação deve ser realizado de forma que não danifique a embalagem dos produtos.
- Para os produtos que necessitam de temperatura especifica, o caminhão deverá possuir sistema de refrigeração e/ou transporte em embalagens térmicas para garantir a temperatura de conservação.


2. Recebimento

O Processo de Recebimento é de vital importância para o controle das quebras em razão do “ritual de passagem”, caracterizado pela entrega dos produtos pelo fornecedor no ponto de venda e/ou no Centro de Distribuição do Varejista.

Padrões Técnicos de Controle de Qualidade minimizam o impacto das quebras no recebimento, além das questões quantitativas e organização em todo o processo.

Merecem destaque os seguintes pontos:

- Aplicação de testes de qualidade de acordo com padrões técnicos que cada produto deve apresentar quanto a consistência, cor, odor, sabor, volume, textura, aroma, temperatura, etc.
- Analisar os prazos de validade de acordo com as regras comerciais estabelecidas previamente.
- Negociar previamente com os fornecedores a “perda” do peso pelo descongelamento natural dos produtos como frangos.
- Agilidade e priorização no recebimento para os produtos com necessidade de temperatura específica.


3. Estoque / Armazenamento

Como o recebimento, o Processo de Armazenamento, quando não realizado de forma planejada e organizada, contribui com a geração de quebras e também de perdas comerciais.

A existência de um Planejamento de Estoque suportado por Normas e Procedimentos estabelecendo responsabilidades, segregação de funções e objetivos claros, é condição básica para a prevenção de perdas neste setor.

Também devem ser analisados os seguintes pontos:

- Os produtos devem ser armazenados em móveis e estruturas que não os danifiquem.
- Observar o limite máximo para empilhamento dos produtos
- Deve ser respeitado a temperatura ideal de conservação dos produtos, principalmente para os alimentos congelados, devendo permanecer nos balcões e câmeras frigoríficas.
- Estabelecer controles rigorosos de estoques. Observando-se as quantidades mínimas, de segurança e reposição.
- Organizar o estoque de forma que as reposições priorizem os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes.


4. Exposição

O Processo de Exposição assemelha-se em muito com o armazenamento, quanto ao planejamento e definição de normas e procedimentos para regulamentação das responsabilidades e controles. Porém, na exposição, o “cliente” tem interferência direta nos controles que são necessários para a prevenção das quebras.

Além, dos critérios de temperatura, empilhamento, vencimento, devem ser analisados os seguintes pontos:
- A gôndola e/ou móvel de exposição dos produtos deve respeitar as condições do produto atendendo as políticas comerciais e de prevenção de perdas para que a manipulação realizada pelo cliente não se converta em quebras.
- Produtos que podem ser quebrados quando atirados acidentalmente ao chão, merecem cuidados especiais na exposição, deve ser analisado as condições das prateleiras e do móvel como um todo.
- Procurar expor a frente os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes. Essa verificação deve ocorrer de forma sistemática durante a organização da seção e/ou departamento.


5. Bateria de Caixa

Embora o risco maior nesse setor seja o de subscaneamento e erros administrativos, a desistência de compra dos produtos e/ou não aprovação do crédito dos clientes, pode provocar a quebra dos produtos, pois o produto permanecerá em local não apropriado até sua retirada, podendo causar a danificação do produto por uma queda, degustação até sua deterioração caso o produto exija estar condicionado a certa temperatura.

A forma de prevenção se resume ao planejamento condicionado a normas e procedimentos, determinando-se responsabilidades e a periodicidade das checagens permanentes nos check-out’s para devolução dos produtos ao seu local de exposição original e/ou ao estoque.