Citamos a seguir, algumas definições sobre o tema, tais como:

Segundo Antônio Lopes de Sá que entende a fraude como sendo:

“Um erro cometido propositalmente com a finalidade de prejudicar alguém”

Em uma outra definição de um campo específico, Antônio de Loureiro Gil defende que a “fraude informatizada corresponde à ação prejudicial a um ativo intangível causada por procedimentos e informações (software e bando de dados), de propriedade de pessoa física, jurídica concretizada por entidade física, jurídica com o objetivo de alcançar benefício ou satisfação psicológica, financeira e material”.

Temos ainda a definição do Conselho Federal de Contabilidade, na qual “Fraude, é o ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis”.

Mas de um modo geral, as fraudes são decorrentes de áreas onde os controles internos necessitam de aprimoramento, ou seja, vulneráveis permitindo desta forma que o fraudador aja por anos a fio com esperança de que jamais seja descoberto.

Conforme pesquisa realizada pela KPMG, as prováveis causas para o crescimento de atos fraudulentos estão relacionadas a: crescente internacionalização da economia 6%, alteração na organização (Lean-Management or Downsizing) 14%, problemas econômicos 41%, insuficiência de sistemas de controle 51%, impunidade 52%, perda de valores sociais e morais 62% e outros 5%.

Porém, podemos resumir de uma maneira objetiva todas as situações acima descritas em uma única palavra, simplesmente a “oportunidade”, sim, este é o principal motivo que leva um funcionário a realizar fraudes de desvios sem a percepção da empresa, o fato de haver um ambiente propício para este ato ilícito é o suficiente para que ocorra uma fraude.

Segundo outra pesquisa também realizada pela KPMG, o ato fraudulento pode ter como origem: os funcionários (colaboradores) 58%, os prestadores de serviço 18%, fornecedores 14%, clientes 8% e outros 2%, conforme demonstramos no gráfico abaixo.

Como podemos observar, nesta 2º pesquisa, dentro os itens apresentados, os funcionários possuem o percentual mais expressivo, ou seja, em grande parte das situações o perigo está dentro da própria casa, em outras palavras, dentro da própria empresa.

 

Controles Internos

Diante de tal circunstância, fica cada vez mais evidente a necessidade do fortalecimento do sistema de controles internos nas empresas. O qual é o conjunto de políticas, normas e procedimentos internos da empresa e que devem ser adotados por seus colaboradores, durante a execução de suas atividades operacionais e administrativas. Tendo estes controles, como objeto principal, mitigar devidamente os riscos visando salvaguardar os ativos da entidade. A fim de elucidar-mos com maiores detalhes o conceito de controles internos, descrevemos abaixo, definições de entidades de grande representatividade em nossa sociedade.

AICPA - American Institute of Certified Public Accountants (Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) tem como conceito de controles internos “O plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promovendo a eficiência e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”.

Também ressaltamos aqui, o conceito de controles internos do COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) no qual ele diz que é um processo levado a cabo pelo Conselho de Administração, Direção e outros membros da organização com o objetivo de proporcionar um grau de confiança razoável na concretização dos seguintes objetivos”:

• Eficácia e eficiência dos recursos;

• Viabilidade da informação financeira;

• Cumprimento das leis e normas estabelecidas.

 

Objetivos do controle interno:

 Salvaguarda dos interesses da empresa É a proteção do patrimônio, no que diz respeito às perdas e riscos devidos a erros e irregularidades;

 Precisão e confiabilidade nas informações e relatórios contábeis, financeiros e operacionais As informações contidas nos relatórios e documentos contábeis e de outros setores, devem ser confiáveis para um melhor gerenciamento e cumprimento de procedimentos realizados pela empresa;

 O Estímulo e a eficiência operacional Está relacionado ao quadro de funcionários e a realização e condução das tarefas realizadas, deve ter planos de motivação e treinamento adequado;

 Aderência às políticas existentes Assegurar que as metas e objetivos estabelecidos pela administração através de suas políticas, sejam cumpridos pelos funcionários, e os mesmos devem ser pessoas qualificadas e motivadas.

 

Classificação do Controles Internos:

 Controles contábeis

Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis;

 Controles Administrativos

Compreendem o plano de organização e todos os método e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração;

 Controles Gerenciais

São dispositivos pelos quais as informações são produzidas e fornecidas à administração da empresa de forma que possam ser controladas, revisadas e utilizadas;

 Controles Funcionais

Estão voltados para a estrutura funcional e organizacional da empresa e objetivam normatizar a distribuição das funções para cada indivíduo, suas responsabilidades;

 Controles Independentes

São aqueles estabelecidos pela administração, mas não relacionados ao fluxo diário da documentação, como, por exemplo: reconciliação das contas bancárias com os extratos;

 Controle de Fluxo

São aqueles que são inseridos no próprio fluxo de documentação e que visam dar segurança aos procedimentos e às normas. Por exemplo, a conferência dos cálculos de uma nota fiscal que foram efetuados por outro departamento.

Observando que para que estes controles ocorram com eficiência, determinadas regras precisam estar implícitas nestas ferramentas, tipo:

 Segregação de Função

Nenhuma funcionário, independente de posição, título ou função, pode processar sozinho uma transação do seu início à conclusão.

Exemplo: Quem faz não aprova, e quem aprova não faz e nem aprova;

 Definição de Responsabilidade

Nenhuma operação poderá ser processada sem haver alguma forma de autorização.

A autorização podendo esta ser manual (assinada) ou autorizada por meio de senha eletrônica (senha de supervisor ou autorizador);

 Inventário, Conciliação ou Prova de Contas

Registros contábeis devem ser periodicamente comparados com os registros físicos documentos ou conta de controle, para assegurar sua exatidão e promover as regularizações, quando forem necessárias;

 Acesso em Duplas ou Duplo Acesso

Documentos que respaldem juridicamente os direitos de uma Instituição ou de seus clientes requerem duas pessoas para sua guarda e retirada;

(Devendo também ser aplicado, para os casos de formulários de segurança)

 Princípio da Transparência de Controle e definição de responsabilidade

Toda rotina de conferência/controle deve ser evidenciada por meio de registro de verificação, por carimbo e/ou visto do responsável.

Todo o funcionário deve ser suficientemente informado das responsabilidades e controles exigidos em seu trabalho. Aqueles com funções de guarda de valores e de autorização de transações não devem em hipótese nenhuma compartilhar segredos, chaves, senhas de acessos que estejam sob sua responsabilidade direta.

Sendo importante ressaltar, que estes mesmos controles também devem permitir detectar não somente irregularidades ou atos intencionais, mas também os erros, que ao serem constatados devem ser regularizados o quanto antes a fim de evitar-mos a existência de inconsistências ou não conformidades nos registros, bem como nos fluxos operacionais da companhia.

Enquanto que, as fraudes podem ser classificam-se em:

a) Não encobertas (controle interno fraco);

b) Encobertas temporariamente (registros auxiliares alterados);

c) Encobertas permanentemente (registros auxiliares e contábeis alterados).

Sendo assim, podemos citar como exemplo:

falsificação de balanço, violação de direitos autorais, espionagem corporativa, cartão de crédito usado indevidamente, compras para uso pessoal, uso de informações privilegiadas (inside information), pagamentos indevidos por notas fiscais “frias”, notas de despesas, roubos de ativos, falsificação de cheques/documentos.

Para os erros que também podem acontecer,como citado acima, e que normalmente são resultantes de uma ação involuntária, sem intuito de causar dano à entidade, podemos dar os seguintes exemplos:

a) Interpretação indevida;

b) Omissão de dados;

c) A má aplicação de norma ou procedimento.

Neste caso, os exemplos se referem a: somas sem computar parcelas, crédito em duplicidade, inversão de números, etc.

Inseridos neste contexto, os auditores internos tem como responsabilidade a revisão das operações e dos controles internos com o objetivo de desenvolver o devido aperfeiçoamento no sentido de induzir ao cumprimento de políticas e normas pré-estabelecidas pela empresa. Na realização dos trabalhos de auditoria, os erros relevantes ou fraudes detectadas devem ser comunicados à alta administração da empresa com as devidas recomendações e medidas corretivas, informando sobre os possíveis efeitos, impactos, caso estas não sejam adotadas.

A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraudes e erros é da administração da entidade, por meio de implantação e manutenção de adequado sistema contábil e de controle interno. Entretanto, o auditor deve planejar seu trabalho de forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis.

Escândalos Contábeis

Citamos a seguir alguns escândalos, que tiveram grande repercussão em nossa sociedade.

Autor:Enron

Titulo: Esconde-esconde

Como: Com participações em pequenas empresas que não constavam do balanço, a Enron escondeu bilhões em dívidas. No último balanço publicado, a empresa superestimou os lucros em quase 600 milhões de dólares e fez desaparecer dívidas de quase 650 milhões de dólares. A mágica contábil não parou por aí. Além de esconder os passivos, a Enron também vendeu bens a essas empresas por preços supervalorizados, a fim de criar falsas receitas.

Autor:WorldCom

Titulo: Trocando as bolas

Como: É uma maneira extremamente simples de manipular resultados. O que a WorldCom fez foi colocar no balanço 3,8 bilhões de dólares como investimentos — quando, na verdade, eram despesas. Trata-se de duas figuras contábeis muito diferentes. A compra de bens duráveis, que trarão retorno direto, pode ser amortizada no balanço em um período longo. Os gastos do dia-a-dia, por outro lado, devem ser reconhecidos imediatamente. Especialistas dizem que os auditores da Andersen (os mesmos da Enron) deveriam ter descoberto a falcatrua.

A implantação de Controle Interno Adequado às Exigências da Lei Sarbanes – Oxley em Empresas Brasileiras – Um Estudo de Caso.

As várias crises de credibilidades enfrentadas pelo mercado de capitais norte-americano em virtude de falta de transparência das organizações, suas frequentes fraudes corporativas e da manipulação dos balanços influenciaram para que em junho de 2.002 fosse criada a Lei Sarbanes-Oxley, nos Estados Unidos, contemplando um conjunto de regras que visam criar um novo ambiente de governança corporativa.

Um dos destaques da Lei Sarbanes-Oxley é a sua aplicabilidade às empresas estrangeiras que possuem valores mobiliários registrados na SEC –Securities and Exchange Commission, ou seja, as empresas brasileiras que possuem programas de ADRs (American Depositary Receipts – certificados de depósitos) admitidos à negociação nas bolsas de valores norte – americanas também estarão sujeitas à nova lei.

Diante do exposto, é clara a necessidade das empresas brasileiras se adequarem às exigências da Lei Sarbanes-Oxley, ficando sujeitas a penalidades caso não adequem nos prazos determinados pela SEC.

A lei Sarbanes-Oxley sacode as grandes empresas americanas e estrangeiras e movimenta bilhões de dólares para que elas possam se enquadrar às regras que visam a proteção dos acionistas minoritários do mercado de capitais. Um dos modelos de adequação desta lei ao mercado brasileiro é o COSO.

O Que é o COSO?

Em 1985, foi criada, nos Estados Unidos, a National Commission on Fraudulent Financial Reporting (Comissão Nacional sobre Fraudes em Relatórios Financeiros), uma iniciativa independente, para estudar as causas da ocorrência de fraudes em relatórios financeiros/contábeis. Esta comissão era composta por representantes das principais associações de classe de profissionais ligados à área financeira. Seu primeiro objeto de estudo foram os controles internos. Em 1992 publicaram o trabalho "Internal Control - Integrated Framework" (Controles Internos – Um Modelo Integrado). Esta publicação tornou-se referência mundial para o estudo e aplicação dos controles internos.

Posteriormente a Comissão transformou-se em Comitê, que passou a ser conhecido como COSO – The Comitee of Sponsoring Organizations (Comitê das Organizações Patrocinadoras). O COSO é uma entidade sem fins lucrativos, dedicada à melhoria dos relatórios financeiros através da ética, efetividade dos controles internos e governança corporativa. É patrocinado por cinco das principais associações de classe de profissionais ligados à área financeira nos Estados Unidos, a saber:

AICPA - American Institute of Certified Public Accounts (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)

AAA - American Accounting Association (Associação Americana de Contadores)

FEI - Financial Executives Internacional (Executivos Financeiros Internacional)

IIA - The Insititute of Internal Auditors ( Instituto dos Auditores Internos)

IMA - Institute of Management Accountants (Instituto dos Contadores Gerenciais)

O Comitê trabalha com independência, em relação a suas entidades patrocinadoras. Seus integrantes são representantes da indústria, dos contadores, das empresas de investimento e da Bolsa de Valores de Nova York. O primeiro presidente foi James C. Treadway, de onde veio o nome "Treadway Comission". Atualmente John Flaherty ocupa a presidência.

 

O Trabalho do COSO

Definição

Para os integrantes do COSO, o ponto de partida é a definição de controle interno. O que é e para que servem os controles internos? O grupo chegou à seguinte definição:

"Controle Interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa, nas seguintes categorias:

Eficiência e efetividade operacional (objetivos de desempenho ou estratégia): esta categoria está relacionada com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como da segurança e qualidade dos ativos;

Confiança nos registros contábeis/financeiros (objetivos de informação): todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais, consignadas pelos valores e enquadramentos corretos;

Conformidade (objetivos de conformidade) com leis e normativos aplicáveis à entidade e sua área de atuação.

De acordo com a definição acima, o objetivo principal dos controles internos é auxiliar a entidade atingir seus objetivos. Controle interno é um elemento que compõe o processo de gestão.

O controle interno é responsabilidade de todos.

Controle interno proporciona uma garantia razoável, nunca uma garantia absoluta. Controle interno efetivo auxilia a entidade na consecução de seus objetivos, mas não garante que eles serão atingidos. E por que? Por vários motivos:

custo/benefício: todo controle tem um custo, que deve ser inferior à perda decorrente da consumação do risco controlado;

conluio entre empregados: da mesma maneira que as pessoas são responsáveis pelos controles, estas pessoas podem valer-se de seus conhecimentos e competências para burlar os controles, com objetivos ilícitos.

eventos externos: eventos externos estão além do controle de qualquer organização.

Bibliografias:

-Sá Antônio Lopes de, Fraudes Contábeis, Rio de Janeiro : Editora Tecnoprint, 1982;

-Gil, Antônio de Loureiro, Fraudes informatizadas. São Paulo: Editora Atlas,1996;

-Conselho Federal de Contabilidade, “Princípios Fundamentais de Contabilidade e Normas Brasileiras de Contabilidade”;

-iMasters Inter Minas 2008 – “A nova força de Minas”- Cícero Lopes - Fraudes Dormindo com inimigo! 25 de Setembro de 2.006;

-A fraude no Brasil – KPMG – 2.004;

-Martinelli Auditores – Unicamp -Avaliação de Riscos e Controles Internos;

-Attie William – Auditoria Conceitos e Aplicações.

"Internal Control - Integrated Framework" - http://www.coso.org;

Understanding Internal Controls, - http://www.oc.ca.gov/audit.

Deloitte,Touche,Thomatsu – Lei Sarbanes – Oxley : guia para melhorar a governança corporativa através de eficazes controles internos. São Paulo: Deloitte 2003.