, a administração do uso deste numerário é algo que tira o sono de Gestores de várias empresas.

Se avaliarmos as despesas diárias de uma UN - Unidade de Negócio (loja, filial, salão, etc..) encontraremos desde a compra de materiais de higiene até mesmo a reposição de materiais como lâmpadas ou mesmo o pagamento de pequenos serviços (mecânico, elétrico, etc...), porém quando realizamos análise de tais despesas de cada UN de forma individual, percebemos que, por vários fatores, a ausência de controle ou mesmo aprovação sobre o uso de tal numerário é sempre localizada. 

Normalmente com análises mais profundas, podemos encontrar vários pontos de irregularidade, alguns sendo caracterizados como erro outros podendo ser determinados como fraudes, em geral, que podem trazer perdas a empresa e que se não forem identificados e tratados podem gerar um grande prejuízo.

As irregularidades mais comuns são: 

1. Limite de alçada não respeitado
2. Despesas contraídas sem ciência do “Aprovador” ou mesmo do “Beneficiado”
3. Adulteração de informações no documento Comprobatório (Nota Fiscal)
4. Pagamento de valores acima dos praticados pelo mercado
5. Desvio de numerário sem a real aquisição do produto ou serviço
6. Ausência de registro do uso do numerário

Limite de alçada não respeitado

Nesta situação os limites que são existentes para cada nível hierárquico com Chefes, Supervisores, Gerentes de UN, Regionais, Nacionais ou mesmo Diretores não é respeitado e as despesas deixam de ser aprovadas como deveriam ser. Essa situação pode ocasionar altas perdas.

Despesas contraídas sem ciência do “Aprovador” ou mesmo do “Beneficiado”

A ausência de assinatura ou mesmo ciência do Aprovador ou mesmo do Beneficiado caracterizam o uso indevido do numerário, uma vez que fica impossível quaisquer análises ou mesmo questionamento quando da validação da referida despesa.

Adulteração de informações no documento Comprobatório (Nota Fiscal)

Nos casos já constatados encontramos vários tipos de adulteração, como data, material, valor ou mesmo o motivo da aquisição do produto ou serviço. Nessa situação podemos nos deparar com vários tipos de conluio, seja do Aprovador com o Beneficiado, ou mesmo com o conluio destes com o fornecedor/prestador de serviço. Esse tipo de irregularidade pode gerar perdas cumulativas a empresas e nem sempre são de fácil identificação.

Pagamento de valores acima dos praticados pelo mercado

Nesta irregularidade podemos nos deparar com uma variação em virtude da urgência da compra de um produto ou serviço, podemos mencionar como exemplo o serviço de um chaveiro durante a madrugada. Via de regra, as empresas devem adotar a utilização de solicitação de orçamentos, assim poderão ponderar sobre os valores de mercado e escolher o melhor custo/benefício. Outra ação pode ser a aquisição de produtos ou serviços de forma centralizada o que permitirá até mesmo obter melhores preços.

Mas via de regra, o mercado opta pela junção destas duas ações, até mesmo com base  na balança entre logística e prazo. 

Desvio de numerário sem a real aquisição do produto ou serviço 

Aqui podemos nos deparar com a constante apresentação de recibos ou NFs de serviços e produtos nunca entregues. Devemos ficar muito atentos a produtos adquiridos com certa constância (ex.: lâmpadas) ou serviços sempre sendo realizados pelo mesmo “profissional”. Esta situação é sempre muito difícil de ser constatada e despende uma análise mais minuciosa.

Ausência de registro do uso do numerário 

Nesse tipo de situação nos deparamos sempre com a falta de caixa da Unidade de Negócio, pois o “colaborador” retira o dinheiro para compra ou pagamento de algo, porém sem deixar nenhum comprovante/controle de tal ação e quando realizamos uma conferência no Caixa o valor utilizado é dado como falta. Essa situação colabora para o aumento crescente de falta, devendo ser coibida sempre de imediato. 

Como podemos observar nas irregularidades descritas acima, devemos adotar um sistema de controle continuo e determinar alçadas para uso deste numerário. 

Vale lembrar que o uso de ferramentas sistêmicas de controle, nunca substituirá a análise de um Auditor ou mesmo do Gestor da UN (controle físico/manual), pelo simples fator da conferência física e confronto das informações. 

Veja que as informações em sistemas são, em várias vezes, burladas, porém o confronto de informações de sistemas e documentos permite a validação do correto uso do referido numerário. 

Notamos ainda que tal validação deve ser realizada de forma contínua, mas que o intervalo tende a variar em relação a:

• Valores Utilizados
  • Quanto maior é o uso de numerário maior o risco quanto a possíveis perdas.
• Reincidência de irregularidade identificada
  • Podemos criar indicadores de risco quanto as irregularidades localizadas
• Perdas da Unidade de Negócio
  • Com base em uma visão macro de total de perdas por UN de um determinado período (histórico) podemos identificar a necessidade de maior atuação.
• Troca de Gestores de cada UN
  • A troca do Gestor é algo a ser acompanhado, pois as transições podem permitir a utilização de forma indevida de numerário, podendo assim ocasionar perdas.

Para podermos exemplificar a seriedade do assunto podemos mencionar uma Empresa com um total de 100 UN (lojas, filiais, etc...) podendo ter um limite de alçada para cada Gestor de Unidade de R$300,00 mensais nos deparamos no período de 12 meses com uma movimentação de R$360.000,00, montante este que varia tanto com o limite de alçadas de vários níveis hierárquicos quanto com o número UN existentes na Empresa. 

Número de UN X Valor de Alçada X Período = Numerário Utilizado 

Vale frisar ainda que mediante a Auditoria de Despesas, podemos identificar situações de oportunidades como por exemplo: 

“Na constante compra de lâmpadas pode-se identificar (após análise técnica) que podemos estar com um problema na fiação e que a despesa com tais lâmpadas seria algo sempre constante, podendo ainda arretar a perda de outros componentes elétricos ou eletrônicos que podem impactar na operação da UN.” 

De forma geral a Auditoria de despesas deve ser mantida, a fim de permitir a saúde financeira de cada UN, evitando possíveis erros ou falhas que possam trazer perdas e por conseqüência impactar na lucratividade da Empresa.