O inventário é uma das mais importantes ferramentas de prevenção de perdas. É fonte de informação, é através da execução dele que boa parte das perguntas acima poderão ser respondidas. Ao realizar um inventário terá a leitura da acurácea, das divergências de estoque, das rupturas, dos erros operacionais, administrativos, de estoques negativos, das perdas e extravios. Com os controles e as ferramentas adequadas conseguirá fazer a leituras dos estoques e conhecer o que está obsoleto, o que dos estoques estão em poder de terceiros e outras informações que se fizerem necessárias à gestão.

Para que o processo de inventário alcance seus propósitos é importante que você tenha domínio da metodologia, planejamento, preparação, organização, sistemas, estrutura mercadológica dos produtos objeto de aferição muito bem constituída, mecanismos de testes para validação e indicadores. Chamamos a atenção para a preparação e a organização de uma unidade negócio ou estoque a ser aferido, pois podem ser fatores de invalidação ou perda do processo de inventário mesmo tendo sistemas operacionais, equipes de execução bem treinadas. Pontos importantes da preparação e da organização que devemos destacar:

• Uma equipe engajada;
• Todos os produtos existentes estejam com seus respectivos códigos de barras afixados e posicionados em locais que facilitem o processo de leitura, minimizando os erros e garantindo a produtividade do agente que está efetuando a contagem. Importante destacar como dica, quando um produto perder sua etiqueta na área de venda e tiver que ser substituída, use etiqueta de outra cor para repor que destaque aos olhos do agente de contagem. Estando treinado o agente terá o cuidado de verificar se a etiqueta é correspondente ao produto ao qual está afixado;
• Caso tenha estoques além da área de venda organize o local também, deixe espaços para movimentações, deixe recipientes próximos para ajudar no processo contagem de itens dentro caixas fechadas;
• Organização e preparação sistêmica, ou seja, ações de saneamento de pendências como notas fiscais ainda em transito cujas mercadorias encontram-se fisicamente entregues, bloqueios de recebimento e ou expedição, estoque negativos não tratados, trocas e ou cancelamentos pendentes. Não sendo cumpridos os pré-requisitos pontuados acima o resultado do inventário ficará comprometido levando ao seu cancelamento ou invalidação trazendo sérios impactos. Exemplo de impactos que poderão ser gerados: Baixa ou inclusão de produtos no estoque, alteração custo médio produto dependendo do sistema de custeio sistêmico praticado pela empresa, compras indevidas, rupturas, comprometimento do plano de compras, ressalvas em balanços, distorção da leitura ou diagnóstico dos problemas e consequentes planos de ações.

A preparação para inventário independe se o modelo de inventário da companhia é executado por equipe própria, terceirizado ou regime misto. Mãos à obra se planeje, organize, controle, teste e valide que os resultados serão apenas uma consequência do quão você está preparado.