Em meados de 2014, o  ECR Europe Shrink and On-shelf Availability Group http://ecr-shrink-group.com/  comemorou 15 anos de existência e teve reconhecida pelo ECR Europe a façanha de ter ajudado o varejo europeu a economizar €1.5 bilhão em redução de perdas de inventário.

O ECR Europe Shrink and On-shelf Availability Group é formado por representantes de varejistas, fornecedores, por consultores e por representantes da Academia. Ao longo dos anos o Grupo vem desenvolvendo um trabalho focado no entendimento das perdas de inventário no varejo e nas causas das mesmas com foco especial, mas não exclusivo, nas causas ditas “operacionais’.

O ECR Europe Shrink and On-shelf Availability Group realizou pesquisas, estudos e desenvolveu conhecimento e ideias que trouxeram benefícios reais em termos de redução e prevenção de desperdício não só para o varejo como para a indústria e mesmo para os Consumidores. O Group criou e disponibilizou metodologia, relatórios, materias e ferramentas como o “Loss Prevention Road Map”, o “Loss Prevention Pyramid” e mais recentemente a “Loss Prevention Benchmarking Tool”.

Sem dúvida ECR Europe Shrink and On-shelf Availability Group é um bom exemplo a ser seguido pelos diversos grupos de trabalho e comitês de prevenção de vendas criados no Brasil por várias entidades que congregam varejistas.

Para comemorar os 15 anos do Group, Colin Peacock, um dos executivos que participa do Group já faz muitos anos, fez uma lista com as 15 principais boas práticas para gestão e prevenção de perdas no varejo identificadas, testadas, aprimoradas e divulgadas pelo Grupo neste período.

Apresento a seguir algumas destas práticas as quais procurei adaptar as condições do mercado brasileiro:

    Definir e fazer a gestão das perdas de uma maneira ampla e integrada ao longo de toda a cadeia de abasteciemento:

A prevenção de Perdas deve atuar nas perdas conhecidas e desconhecidas ao longo de toda a cadeia em conjunto com as equipes operacionais. O objetivo é trabalhar não só no controle das perdas, mas principalmente na melhoria do desempenho operacional. O importante é identificar exatamente onde a perda aconteceu e qual é a causa raiz. Todas as equipes devem ser cobradas pelo resultado total da perda ao longo da cadeia de abastecimento e não por índices calculados em segmentos específicos.

    Investir na captura e análise cruzada de informações e permitir que todos tenham uma visão clara do montante e de onde estão as perdas:

A correta captura e análise cruzada das informações disponíveis referentes a inventários, perdas conhecidas, movimentações e ajustes de estoque, transações no PDV, cancelamentos, trocas, estoques virtuais ou negativos entre outras, são a chave para o engajamento das equipes, para a correta identificação do problema, o desenvolvimento das soluções adequadas e o rastreamento contínuo de resultados e tendências de desempenho O foco primário das análises deve ser a identificação das oportunidades de aumento das vendas e da margem o que acaba impactando também na redução das perdas. A análise cruzada de informações e indicadores desafia ideias preconcebidas referentes as perdas, melhora os resultados e a produtividade e pode, inclusive, ajudar na identificação de problemas até então desconhecidos.

    Desenvolver entendimento claro (baseado em fatos e números) de causas e consequências, buscar soluções para aquelas oportunidades que estão sob seu controle:

A experiência sugere que talvez 2/3 de todas as perdas (ou até mais) no varejo decorram de falhas nos processos operacionais , erros de inventário, erros de movimentação, erros na captura de informações, avarias e etc, ou fraudes e furtos internos. Comparados com os furtos externos, estas duas causas são muito mais susceptíveis de influência e controle por parte das equipes operacionais e de prevenção de perdas. Ou seja, focar o trabalho na melhoria dos processos operacionais e no controle interno  é mais efetivo e traz resultados mais rapidamente. Além disto, a melhoria dos processos operacionais vai diminuir as oportunidades para os furtos externos.

    Considerar as variações dos índices de perdas entre as diversas categorias e concentrar esforços nas categorias com maior potencial de benefício

Importante considerar que as diferentes categorias de produtos apresentam distintos índices de perdas, sendo que as causas para tais perdas também têm diferentes características. No caso do varejo alimentar, os perecíveis são responsáveis por 50% das perdas e apresentam índices de perdas mais altos que as demais categorias. Ou seja, algumas categorias exigem maior atenção e, eventualmente, soluções mais elaboradas. As ações têm que ser priorizadas em função do potencial de benefício esperado. Tratar todas as categorias da mesma forma e dedicar a mesma atenção a todas pode não gerar os resultados necessários.

    Fraudes, furtos e roubos são uma consequências das vulnerabilidades operacionais

Fraudes, furtos e roubos acontecem porque existem oportunidades para tal. Um ato com má intenção é precedido de uma análise custo/benefício. Quando o “custo” é baixo em função de vulnerabilidades operacionais e baixa probabilidade de quem o fez ser identificado e/ou punido, o indivíduo se propõe a realizar o ato e obter o benefício. Sendo assim, a atuação da prevenção de perdas deve se dar no sentido da eliminação das vulnerabilidades, melhoria dos processos e aumento da possibilidade de identificação e punição d quem cometa o ato.

    Tecnologia é somente um “viabilizador”

Tecnologias específicas tem, cada vez mais, um papel de destaque na gestão e controle das perdas de inventário. A tecnologia deve ser parte integrante, quase sempre um viabilizador acessório, de uma estratégia mais ampla que envolve a revisão de processos, captura e análise de informações e capacitação e treinamento da equipe. Além disto, estas tecnologias específicas devem ser disponibilizadas somente após uma análise custo/benefício robusta e factível e devem ser de fácil utilização por parte das equipes operacionais, principalmente.

    Investir na equipe

Equipes engajadas, integradas, motivadas, e mesmo apaixonadas, ao longo da cadeia de abastecimento, é, certamente, uma das melhores soluções possíveis para a gestão e controle das perdas de inventário. Parte importante do engajamento se dá a partir da capacitação e treinamento, integração, disponibilização de informações,  ferramentas e da clara definição de papéis, responsabilidades e metas amplas e gerais. Nestas condições as equipes estarão menos susceptíveis a eventuais desvios e mais comprometidas com os resultados esperados.

    Prevenção de Perdas requer uma liderança com um perfil analítico, investigativo, com boa comunicação, credibilidade, colaborativo e com bom conhecimento técnico (de prevenção e de varejo)

O papel do líder da Prevenção de Perdas é crítico e não pode ser subestimado. O líder da Prevenção de Perdas precisa ter um bom conhecimento técnico, além de conhecer o negócio e a organização. Deve ter um perfil analítico e investigativo, visão de processos, saber escutar e ter uma boa capacidade de comunicação. Deve ser agregador, passar confiança, ter boa capacidade de liderança, ser colaborativo e entusiasmado.  Além de tudo, deve ter a capacidade de conviver com a pressão permanente por resultados.

Tenho certeza que para a grande maioria, senão para todos, que de alguma forma interagem direta ou indiretamente, com prevenção de perdas no varejo não existem novidades nem surpresas nesta lista que, obviamente, não é exaustiva.

O varejo brasileiro, de uma forma ou de outra, tem amplo acesso à pesquisas, metodologias, tecnologias, artigos em geral, eventos e bons exemplos de trabalhos desenvolvidos no que diz respeito a prevenção de perdas. O fato é que a maior dificuldade é transformar estes ativos em resultado. As perdas de inventário no Brasil estão num patamar muito alto (ver 15º Avaliação de Perdas nos Supermercados Brasileiros 2015 da ABRAS).

O contexto atual requer uma revisão no trabalho que foi executado até aqui. O varejo precisa aumentar a produtividade e portanto, reduzir os gastos com prevenção de perdas, mas ao mesmo tempo precisa reduzir e manter as perdas de inventários num patamar baixo ao longo dos próximos anos.

O desafio é grande, mãos a obra!