Impacto de procedimentos e tecnologia junto às áreas de controles (Artigo 2/3)

Utilização de Querys (Consultas)

 

Tendo como base a criação de consultas junto as bases de dados podemos identificar situações que fogem do tido como normal em uma operação, isso pode ser utilizado para vários tipos de análises como por exemplo:

 

Perdas de estoque – identificar situações que geram maior perda, como produtos com maior falta, análise de tipo de quebra, identificação de regiões, lojas, departamentos ou mesmo fornecedores com maior perda/quebra. Se confrontarmos os resultados obtidos com o mapa da loja podemos direcionar o acompanhamento da equipe quanto as áreas mais impactantes. Podemos ainda identificar alto número de trocas de um mesmo cliente, de um mesmo produto, produtos trocados e que não foram vendidos.

Cancelamentos – podemos aqui detectar situações como alto número de cancelamentos em um único PDV o que pode gerar informações como perda de produtividade como a ausência de treinamento ou atenção, situações de problema técnicos no PDV ou uma situação de má fé, podendo haver algum tipo de conluio, percebemos aqui que em todas as situações a empresa possui perdas.

Trocas – como já mencionado podemos identificar alto número de trocas, isso pode ocorrer em virtude de troca de etiqueta, recolhimento de informações incorretas dos clientes, informações estas que servem justamente para validação das referidas trocas. Já identifiquei situações de alto número de trocas de um único cliente (não havendo compra identificada nem do cliente ou em alguns casos nem do produto).

 

A geração dessas consultas (querys) requer ajuda de alguém de TI (banco de dados) ou conhecimentos básicos em banco de dados (Ex.: SQL) e Excel por parte do analista ou auditor, mas como mencionado acima permitirá que o profissional realize análises com grandes amostras podendo identificar assim a reincidência de uma ocorrência. As ocorrências analisadas podem ser referentes de fraudes ou erros.

Vale lembrar que a utilização destas querys serve para direcionar e de certa forma aumentar o ângulo de visão do profissional mas não substitui a análise física ou presencial e em alguns casos requer tal “presença” para validação de seu resultado.

 
Sistemas de Auditoria Contínua

 

Em virtude da velocidade no crescimento do número de operações por pdv, número de lojas ou mesmo na distância entre os pontos de vendas (lojas/CDs), faz-se necessária a criação de ferramentas que permitam a consolidação de informações de forma unificada. Estes sistemas são criados com regras definidas dentro de cada empresa (regras dinâmicas que variam conforme a necessidade da empresa) e que permitirão a identificação de situações irregulares, situações estas que poderão, em alguns casos, requerer análises mais pontuais, por vezes até presenciais.

A aplicabilidade de sistemas como estes é enorme, onde podemos destacar alguns exemplos:

    Validar confirmação de NFs na entrada/saída de mercadorias
    Conferência de operações de Frente de caixa (ex.: trocas, cancelamentos, sangrias, etc...)
    Controle de operações de Tesouraria
    Validação de controles de Crediário
    Regras trabalhistas (ex.: banco de horas)

 

É possível criar ferramentas que fazem a validação continua das operações, onde uma vez que identificadas as irregularidades o próprio sistema pode possuir procedimentos complexos que podem ir desde a geração de um alarme para um analista ou auditor até a interação junto a um gestor responsável pela área ou questionamento por meio de e-mails com regras e prazos.

 

A principal vantagem entre tais ferramentas e o trabalho humano de agentes de prevenção, analistas ou auditores é que o tamanho da amostra analisada, o número de validações e a velocidade de respostas são infinitamente maiores, gerando assim resultados, que servirão como complemento e direcionamento ao trabalho de análise e auditoria de equipes internas e externas.

Importante frisar que tais ferramentas não chegam para tirar a utilização de um avaliador, seja um analista ou auditor, pois como mencionado eles servem para destacar ou chamar maior atenção quanto a situação que fogem do normal, porém nem sempre o resultado da análise denota a existência de uma fraude ou mesmo um erro. O que pode ser localizado é até mesmo a necessidade de alteração ou complemento a regra existente em virtude de alguma situação que antes não havia sido prevista.

 

Fico por aqui torcendo para que este 2º artigo possa também ajudar de alguma forma e no próximo artigo, que deve ser divulgado em alguns dias, irei abordar os assuntos abaixo:

    Padronização de Procedimentos de Frente de Caixa
    Procedimento de entrada e saída de estoque
    Aplicação de Checklists