Implementando um Programa de Prevenção de Perdas no Varejo

 Para a implementação de um Programa de Prevenção de Perdas sustentável, algumas premissas básicas necessitam ser observadas para que as ações possam gerar resultados positivos, perenes e com características de flexibilidade, isto é, que a adoção de boas práticas seja uma possibilidade contínua.

Com esse objetivo, listo abaixo um roteiro que pode ser utilizado como balizador para a implementação de um Programa de Prevenção de Perdas, independente do segmento:

 Fases da implementação de um Programa:

1– Conhecimento do negócio

Antes de iniciar o planejamento é fundamental que o profissional responsável, tenha um conhecimento pleno do negócio, processos críticos da organização, decisores, produtos, fornecedores, clientes e principalmente, tenha acesso ao Planejamento Estratégico para que todo o programa possa estar alinhado com a estratégia da empresa, valores, missão e riscos.

Todo esse conhecimento prévio, alem de facilitar o entendimento do negócio, auxiliará no processo de tomada de decisão para realização de investimentos que estejam dentro do radar de preocupações da Alta-Administração.


2– Conhecimento das perdas

Procedimento obrigatório e que antecede qualquer implementação. Para o sucesso do Programa, é fundamental o conhecimento das Perdas, isto é, o varejista necessita ter uma gestão eficiente de seus estoques através de um controle efetivo das movimentações e realização de inventários para identificação das perdas (diferenças entre o estoque contábil e físico).

Se o estoque não é confiável, primeiro “Arrume a Casa”, isto é,  realize uma revisão de toda a cadeia e fluxo operacional, avaliando os sistemas que suportam as operações (TI deve garantir a qualidade da informação) e se os processos são eficientes (garantia da acuracidade da informação) ou necessitam de melhorias.

A partir do momento que o varejista consegue visualizar a perda de um ponto macro (perdas totais por unidade) até o seu detalhe (perdas por categorias e produto), percebe o tamanho do seu impacto e o quanto compromete o seu lucro. Muitos investimentos deixam de ser realizados por esse desconhecimento. Se referenciar por números de pesquisas, muitas vezes pode não ser uma estratégia adequada, pois geralmente as empresas que participam já possuem um nível de maturidade o suficiente para obtenção de números de perdas menores, portanto, identifique a “Identifique a Tua Perda”.

 

3– Organização de um Workshop

Para o sucesso do Programa, todos os envolvidos necessitam estar encajados para que a cultura possa ser disseminada entre todos os níveis da empresa, do presidente ao operador de caixa.

E para conquistar essa credibilidade, a parceria com a área de Recursos Humanos é fundamental para a organização de campanhas de endomarketing e para auxiliar na realização do Workshop de apresentação do programa.

Ter algum membro da Alta Administração como sponsor (“padrinho”) do programa também é uma das formas de auxiliar nesse processo de envolvimento, mudanças de velhos hábitos e quebra de paradigma.

 

4– Formação do Comitê de Prevenção de Perdas com as principais áreas envolvidas

Como a constituição de uma área de Prevenção de Perdas ocorre na medida da maturação e alcance dos objetivos. No início os recursos são escassos. Uma forma de obter força de trabalho e á criação de um comitê formado por lideranças das áreas envolvidas com responsabilidades de realizar diagnósticos e decidir com base no senso de priorização.

Na medida que os resultados são alcançados a equipe de prevenção de perdas vai sendo constituída e o comitê destituído. Cada empresa necessita identificar o momento certo para essa transição.

 

5– Identificação dos Riscos e Vulnerabilidades

Uma das etapas mais importantes e que vai nortear todo o sucesso do programa diz respeito ao Levantamento dos Processos internos para a identificação dos pontos de riscos e vulnerabilidades para a Prevenção de Perdas.

Através do mapeando de um processo interno é possível desenhar todo o fluxo operacional, conhecer as modalidades das perdas, causa-raiz, impacto das perdas ao negócio e escala de prioridades.

 

 6– Realização de diagnóstico com base em boas práticas

Com o conhecimento das perdas e respectivas causas, é possível a realização de um diagnóstico para a implementação das melhorias. Uma forma bastante eficaz é através do conhecimento das boas praticas utilizadas por outros varejistas, que podem ser conhecidas através da participação de Fóruns, palestras, cursos, chat´s, contratação de consultorias especializadas, etc.

 

7– Realização de inventários para mensuração dos resultados e investimentos

Não podemos falar de Prevenção de Perdas sem tratar do assunto Investimentos em Tecnologias. As tecnologias suportam toda a gestão das perdas do varejista através da vigilância eletrônica de mercadorias, monitoramento de imagens, controles de acesso, gestão da informação, sistemas ante-fraudes, plataformas para treinamento, gestão dos processos, etc.

Na fase inicial da Prevenção de Perdas o varejista conhece suas perdas e se depara com alternativas de investimentos que podem variar de acordo com suas preocupações em razão da especificidade do seu negócio.

Muitas vezes deixa de fazer algum investimento porque não sabe medir ou não o faz de forma correta, portanto, a realização de um inventário prévio em uma loja piloto (antes da implementação da tecnologia) e outro após sua implementação (depois de um tempo razoável) pode gerar a informação necessária para a validação e continuidade dos investimentos nas demais lojas. O segredo é ter a informação, controlar e saber mensurar.

 

8– Elaboração de Políticas Normas e Procedimentos

A empresa não pode depender de Pessoas e sim dos Processos.

Essa frase com certeza é frequentemente pronunciada nas empresas, por se tratar de um risco de Alto impacto financeiro.

Uma forma da empresa não ficar refém e a Prevenção de Perdas pode contribuir em muito, é através da formalização dos processos internos através de normas e procedimentos. Dessa forma, todas as responsabilidades, objetivos, procedimentos estarão documentados através de um processo padrão. O risco de um colaborador deixar a empresa e seu sucessor não conhecer sua nova função é mitigado quando da existência de normas que podem auxiliar no processo de conhecimento.

Outro detalhe importante, um “Processo Formal” reduz perdas!!!!

Reduz pelo padrão implementado, reduz pela eliminação da burocracia, reduz pela  racionalização realizada e principalmente, reduz por que o gestor no seu papel de líder, sempre procurará melhorar a execução dos processos internos balizado pelas normas e procedimentos.

 

9– Dar Visibilidade dos Planos de Ação, boas práticas e Normas e Procedimentos

O conhecimento por parte dos envolvidos quanto as suas responsabilidades é fundamental para o sucesso da ação implementada.

O fato de elaborar uma norma não garante a eficiência na execução de um processo. Sua  implementação deverá estar acompanhada por um programa de treinamento que pode ser realizado de forma presencial, criação de materiais lúdicos como apostilas, vídeos e plataforma e-learning.

Outro ponto fundamental diz respeito aos prazos. Após o conhecimento por parte do colaborador de suas responsabilidades. Deve ser estabelecido um prazo para conhecimento, adaptação e mudanças necessárias.

 

10– Criar campanhas de Endomarketing

O grande desafio agora é disseminar. A área de Recursos Humanos novamente é um forte aliado nesse processo pois deverá criar campanhas internas de conscientização para que os colaboradores possam entender o seu papel e não o faze-lo de forma imposta e obrigatória. Envolver os colaboradores em campanhas, criar uma identidade visual, meios de comunicação, campanhas de incentivo, gerir o clima, bonificação por resultados, são alguns dos exemplos de ações que podem produzir um melhor resultado  de prevenção de perdas nas empresas.

 

11– Criar indicadores de monitoramento

O processo foi revisado, perdas foram identificadas, diagnósticos foram realizados, boas praticas implematadas, normas elaboradas e colaboradores foram treinados, chegou o momento de criar indicadores para avaliar o nível de maturidade dos controles pós implantação.

Com a criação de indicadores é possível avaliar se o nível de perda está dentro do planejado e principalmente se as ações estão tendo o sucesso desejado.

São exemplos de indicadores os relatórios de performance de perdas por categoria, grupos, sku´s e filiais. Criar relatórios de exceção com base nas operações de frente de loja e retaguarda. Gerar indicadores de ruptura e de margem, etc.

São instrumentos necessários que permitiram o acompanhamento macro dos resultados.

 

12– Estruturação de um Programa de Auditoria

Considerando a Auditoria como uma atividade, o tripé de responsabilidades da área de Prevenção de Perdas se completa com a constatação da conformidade das atividades executadas com as normas internas da empresa, através da criação de programas de auditoria que estabelecem a política do trabalho, workflow, pontos de verificação, periodicidade, fluxo dos relatórios, regras para amostragem, etc.

Essas auditorias podem ser realizadas de forma presencial ou de forma sistêmica através da análise de dados, cruzamento de bancos e geração de relatórios de exceção.

A auditoria de prevenção de perdas possui um papel preventivo, portanto, toda não conformidade identificada, deve ser reportada ao gestor responsável pela unidade e a recomendação deve ser realizada em conjunto, demonstrando a parceria nessa relação.

E auditoria se completa com o monitoramento dos planos de melhoria que foram sugeridos

 

Para finalizar, o roteiro por si só é apenas um guia, o desafio está na capacidade de organização, planejamento, apoio do Alta-Administração, colaboradores, apetite a risco e a investimentos que a empresa estará disposta a realizar.

Bom trabalho!!!!