Mapeamento de Processos
- Escrito por Gilberto Quintanilha Júnior
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Dentre as ações ou mesmo tarefas inerentes as Áreas de Controle (Auditoria, Controles, Gestão de Riscos e Prevenção de Perdas) encontramos uma situação comum que é a necessidade de conhecer os processos e procedimentos atuais da empresa, em resumo o famoso “O que e como é feito”.
É por essas necessidades que, para a atuação das áreas aqui mencionadas, devemos realizar o Mapeamento de Processos.
Subentende-se como Mapeamento de Processo a Análise e Documentação de todos os processos realizados pela Área, Setor, Departamento ou mesmo pela Empresa de forma geral, tendo como objetivo:
- Identificar o fluxo das informações de cada processo
- Identificar os Stakeholders de cada assunto/etapa
- Rastrear as etapas e conseqüências geradas por cada integrante
- Identificar o tempo gerado por cada análise
O Mapeamento de Processos tem sido cada vez mais levado a sério dentre as empresas, pois após a realização deste as chamadas áreas de controles poderão exercer suas tarefas, entre elas:
- Identificar falhas ou mesmo riscos quanto ao objetivo do Negócio;
- Propor Melhorias/Controle para as mais variadas tarefas;
- Diminuir perdas tanto financeiras como de imagem;
- Propor maior alinhamento com as áreas envolvidas nos mais variados assuntos;
- Envolver e responsabilizar ainda mais os Stakeholders da empresa;
- Reavaliação de Ações, Investimentos, Budget e Recursos.
Vejamos o exemplo
“Um Médico que ao solicitar ao paciente a realização de um exame, utiliza este mesmo resultado para avaliação de possíveis doenças ou problemas que, se acompanhados e tratados, permitirão a este paciente uma boa saúde.
Ainda no exemplo da ação do médico, podemos identificar a ação deste quando questiona os hábitos de seu paciente, situação esta que o permitirá avaliar situações ou mesmo práticas que possam ser prejudiciais, propondo alterações necessárias quanto a estas hábitos”
Se avaliarmos a solicitação de exame do médico, porém demos perceber que este pediu na verdade uma avaliação sobre o funcionamento de alguma parte do corpo do paciente, no intuito de identificar um problema, pois bem, sendo assim, podemos então dizer que o Mapeamento de Processos age como esse exame inicial, que permitirá o Auditor/Analista ou mesmo Especialista, uma avaliação do que acontece e como acontece e após a confrontação do procedimento existente com uma norma, lei ou boa prática, poderá propor melhorias ou mesmo correções, que farão com que o setor ou área da empresa funcione corretamente, o que permitirá que a empresa alcance a Boa Saúde Financeira esperadas pelo seu proprietário e acionistas.
Em muitos os casos identificamos que temos uma “idéia” de como as coisas acontecem e após o mapeamento constatamos uma possível falta de recurso, podendo este ser relacionado a mão de obra ou mesmo estrutura, mas percebemos que, em muitos os casos, uma simples ação de alinhamento junto ao grupo/equipe, poderá gerar as correções necessárias para evitar possíveis falhas que venham a gerar perdas. Vale ainda lembrar que o mapeamento se da sobre processos físicos e sistêmicos, pois a validação do fluxo da informação deve ser sempre de forma total.
Podemos então considerar que o Mapeamento de Processos é o primeiro passo para que a empresa possa saber o que e como cada etapa de um processo funciona na prática e que será com base nestas análises que as demais áreas de controle poderão, junto aos gestores de cada uma das áreas mapeadas, traçar planos de ações para as melhorias que sejam necessárias para o constante crescimento e amadurecimento da corporação, o contexto é simples, devemos entender como estamos para traçar onde queremos chegar.
